Secrétaire Administratif Polyvalent Confirmé H/F - Mecs le Cecire

MISSION PRINCIPALES :
Sous l'autorité du Directeur d'établissement et du Chef de service, en lien avec les différents membres de l'équipe et les résidents, il/elle traite gère le service administratif et transmet l'information entrante et sortante, réalise le traitement administratif de dossiers pour le compte de plusieurs services et sous le responsable selon l'organisation de l'établissement. Il/elle prend en charge le suivi complet de dossiers administratifs.
Il/elle organise le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications ; contribue à la gestion de dossier spécifique en collaboration avec les équipes, est affecté(é) à des activités de gestion administrative de dossiers usagers.

SAVOIR - FAIRE :
Réaliser les tâches administratives
Réaliser les documents administratifs (courriers, mails, constitution dossier informatique de l'usager)
Réaliser des documents administratifs nécessaires à l'organisation du service, organiser le classement et archivage
Assurer le secrétariat du cadre hiérarchique
Formaliser les différentes étapes du projet personnaliser
Préparation et diffusion des comptes rendus des réunions de services
Frappe et mise en forme de documents (rapports, notes, courriers.)
Participation à l'élaboration des plannings des équipes en lien avec le cadre
Prise de contact avec les partenaires sociaux
Préparation de dossiers techniques à la demande du cadre hiérarchique
Participer à l'accueil physique et téléphonique
Réception du courrier arrivé du service, répartition du courrier,
Suivi des appartements du service
Accueillir et orienter les usagers, le personnel et les professionnels
Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants
Gestion informatique en lien avec les informaticiens

SAVOIR ETRE :
Très bon relationnel
Autonome, esprit d'initiative,
Adaptabilité
Capacité d'organisation
Discrétion, rigueur
Bonne capacité de management
Esprit d'équipe et travail en équipe
Méthode et organisation

Connaissance appréciée du secteur de la protection de l'enfance et du
fonctionnement des services sociaux ou médico-sociaux.

Permis B exigé dans le cadre des missions confiées
Déplacement sur Saint Gaudens et autres lieux

Horaires :
Mardi 13h -17h30
Mercredi 8h - 12h30 et 14h - 18h
Jeudi 8h - 12h30

Experience: 1 An(s) - souhaitée Médico-social/judiciaire

Compétences: Gestion administrative du courrier,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Bonne maitrise outils informatiques (logiciels)

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour enfants en difficultés

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).

• Gestion de l'emploi du temps
• Accueil de la clientèle
• Traitement du courrier